Grâce au soutien de la direction, un comité directeur vert (CDV) pour l’ensemble du Secrétariat a été formé afin de transformer cette bonne idée en une partie pratique, permanente et intégrale des activités de la TRNEE. Le CDV est composé de représentants de toutes les unités au sein du Secrétariat, y compris la direction.

La TRNEE a embauché une société environnementale spécialisée pour dresser l’inventaire complet de son empreinte carbonique en 2008 afin d’établir une référence pour ses émissions de carbone. Parallèlement, les membres du CDV ont effectué une évaluation de chaque domaine des principaux secteurs d’activités de la TRNEE (administration, communications, approvisionnement, politique et finances) afin de recenser les pratiques vertes déjà en place.

Le CDV a convenu qu’il serait important que les activités d’écologisation de la TRNEE soient aussi conformes que possible aux pratiques pangouvernementales actuelles ou prévues. À cette fin, le CDV a harmonisé les secteurs d’activités de la TRNEE aux catégories pangouvernementales pertinentes, notamment l’approvisionnement, l’utilisation d’énergie (dans les locaux à bureaux et lors des voyages d’affaires), la gestion des déchets, ainsi que la sensibilisation et la participation du personnel. Le CDV a également examiné les initiatives d’écologisation d’autres organisations afin d’apprendre de leurs pratiques exemplaires.

Le CDV a comparé les pratiques de la TRNEE à celles recommandées par le gouvernement fédéral pour différents secteurs opérationnels, ainsi que les pratiques exemplaires en place dans d’autres organismes. Il a recommandé des approches pratiques de rechange pouvant faire l’objet d’un suivi relativement aux activités opérationnelles de la TRNEE, et les a mises en œuvre avec l’approbation de la direction. Il a également cerné, lorsqu’il était possible de le faire, d’importants paramètres en regard desquels faire le suivi des progrès.

La direction de la TRNEE a reconnu le rôle crucial des employés dans cette initiative et appuyé les plans du CDV visant à les faire participer dès le départ. Le CDV a mené une courte enquête anonyme en ligne auprès des employés afin de cerner les secteurs qu’ils estiment être essentiels aux efforts d’écologisation de la TRNEE et de recueillir leurs suggestions en vue de réduire l’empreinte de la TRNEE. Les résultats de l’enquête ont été communiqués à l’ensemble du personnel. Le CDV a également lancé un concours auprès des employés afin de trouver le slogan officiel de l’initiative.

Le CDV a examiné les conclusions de l’enquête, et pris note des suggestions, des écarts et des possibilités d’amélioration. Ces derniers ont été intégrés à deux documents principaux guidant les initiatives d’écologisation de la TRNEE : une ébauche du code de pratiques qui établit les principes fondamentaux à respecter, et un document pratique dans lequel les principes fondamentaux du code sont traduits en politiques et en pratiques.

L’appui de la direction, facilité par des mises à jour régulières auprès du personnel, s’est avéré essentiel à l’assurance des progrès et du soutien. Des mises à jour régulières ont également été fournies à toutes les personnes concernées par courrier électronique et lors des réunions du personnel. Une fois ces éléments en place, l’initiative a été officiellement lancée lors d’un événement présenté par le CDV réunissant le personnel.